E-Rechnung Pflicht 2027 — Was du jetzt wissen musst
Die E-Rechnungspflicht kommt — und zwar schneller als viele denken. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Wer sich jetzt vorbereitet, spart Zeit, Geld und Stress.
Die Fristen im Überblick
E-Rechnungen empfangen — Pflicht für alle
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das bedeutet: Du brauchst mindestens eine technische Lösung, um strukturierte Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) zu öffnen und zu verarbeiten.
Übergangsphase — Papier und PDF noch erlaubt
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen mit Einwilligung des Empfängers noch Papierrechnungen oder einfache PDFs versenden. Nutze diese Zeit, um dich vorzubereiten.
E-Rechnung Pflicht: Umsatz > 800.000 €
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen im strukturierten Format (ZUGFeRD oder XRechnung) an andere Unternehmen ausstellen.
E-Rechnung Pflicht für ALLE Unternehmen
Ab 2028 müssen ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Handwerker sind betroffen.
Wer ist betroffen?
Kurz: Jedes Unternehmen in Deutschland. Die E-Rechnungspflicht betrifft alle B2B-Transaktionen (Geschäft zu Geschäft) innerhalb Deutschlands. Das umfasst:
- Freiberufler — Berater, Designer, Entwickler, Ärzte, Anwälte
- Handwerker — Elektriker, Maler, Klempner, Tischler, Dachdecker
- Kleinunternehmer — auch mit Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
- KMU — kleine und mittlere Unternehmen bis 50 Mitarbeiter
- Alle Rechtsformen — Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG, AG
Ausnahmen: Rechnungen an Privatkunden (B2C) und bestimmte steuerfreie Leistungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
So bereitest du dich vor
Tool einrichten
Registriere dich bei RechnungsFlow und richte dein Unternehmensprofil ein. Das dauert nur 5 Minuten.
Alte PDFs umwandeln
Nutze unseren AI-Scan, um bestehende PDF-Rechnungen in ZUGFeRD oder XRechnung umzuwandeln.
Prozesse anpassen
Stelle deinen Rechnungsworkflow um: Erstelle ab sofort alle Rechnungen als E-Rechnung.
Archiv aufbauen
Archiviere alle E-Rechnungen GoBD-konform — für Betriebsprüfungen und deine eigene Übersicht.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht einhalte?
Rechnungen, die nicht den Anforderungen entsprechen, können vom Empfänger abgelehnt werden. Zudem drohen steuerrechtliche Konsequenzen, da fehlerhafte Rechnungen den Vorsteuerabzug gefährden.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Nein. Eine einfache PDF-Rechnung (ohne eingebettetes XML) gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Du brauchst ZUGFeRD (PDF + XML) oder XRechnung (reines XML).
Was sind die technischen Anforderungen?
E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) die akzeptierten Formate.
Muss ich auch Rechnungen empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 ist das Empfangen von E-Rechnungen für alle Unternehmen Pflicht.
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Für Rechnungen unter 250 € gelten vereinfachte Anforderungen, aber die grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bleibt bestehen.
Jetzt vorbereiten — nicht warten
Die Übergangsfristen laufen. Starte jetzt mit RechnungsFlow und sei rechtzeitig bereit für die E-Rechnungspflicht.